Ⅰ. 목 적

이 지침은 하도급 계약체결 및 거래과정에서 서면의 발급 및 보존과 관련하여 당사가 준수하거나 노력해야 할 사항을 구체적으로 제시함으로써 당사와 협력업체가 「하도급거래공정화에관한법률」 (이하, '하도급법'이라함)상 서면발급에 관한 사항을 명확히 인식하도록하여 그에 따른 권리의 행사와 의무의 이행을 원활히 하도록 하는 한편, 선진적인 서면발급 관행을 촉진하고 공정한 하도급 거래질서를 구축하는데 그 목적이 있다.

Ⅱ. 하도급거래 과정에서의 각종 서면의 발급에 관한 사항

1. 하도급거래 서면 발급

하도급 거래계약의 체결 및 이행과정에서 파트너사에게 다음 각 호의 서면을 발급한다.

1. 1. 하도급계약 기본계약서(추가 • 변경계약서 포함)
2. 2. 하도급계약 확인서면
3. 3. 감액 서면
4. 4. 기술자료 제공 요구서
5. 5. 목적물 등 수령증명서
6. 6. 검사결과 통지서
7. 7. 계약변경 내역 통지서

2. 하도급 계약서 발급

1. ① 하도급법상 목적물 등의 제조를 파트너사에게 위탁하는 경우 파트너사와 위탁 목적물 등의 내용 • 수량 • 단가 등 계약의 주요 내용을 합의하여 정한 후 서면으로 하도급 계약서를 발급한다.
2. ② 당초 계약내용이 설계 변경 또는 추가 공사의 위탁 등으로 변경될 경우에는 특단의 사정이 없는 한 추가 • 변경 서면을 작성 • 발급한다.

3. 하도급 계약서 기재사항

하도급 계약서에는 실제 거래의 사실과 일치하는 내용을 반영하며,원칙적으로 다음 각 사항을 기재한다.

1. 1. 위탁일,위탁 목적물 등의 내용,수량 및 단가,목적물 등을 납품 • 인도 또는 제공하는 시기 및 장소,목적물 등의 검사 방법 및 시기,하도급 대금과 지급 방법,지급 기일
2. 2. 목적물 등의 제조에 소요되는 원재료 등을 제공하고자 하는 경우에는 그 원재료 등의 품명,수량,제공일,대가의 지급 방법과 지급 기일
3. 3. 목적물 등의 제조 위탁한 이후 원재료 등의 가격변동 등에 따른 하도급 대금 조정의 요건,방법 및 절차 등

4. 하도급 계약서 발급시점

1. ① 원칙적으로 파트너사와 위탁 계약의 주요 내용을 합의하여 정한 후 즉시 서면 계약서를 발급한다.
2. ② 파트너사에게 즉시 서면 계약서를 발급하기 어려운 사정이 있다 하더라도 특별한 사유가 없는 한 최소한 제조위탁한 파트너사 물품 납품 등을 위한 작업을 시작하기 전까지 서면으로 계약서를 발급한다.

5. 하도급 계약서 발급방법

1. ① 회사 또는 회사의 대표자가 서명(「전자서명법」 제2조 제3호에 따른 공인전자서명을 포함한다)또는 기명날인한 계약서를 파트너사에게 발급한다.
2. ② 쌍방의 서명 또는 기명날인이 없는 서면을 발급한 경우에는 서면 미발급에 해당한다.단,발급된 계약서 내 서명 또는 기명날인이 일부 없는 경우에는 서면 미발급에 해당하지 않는다.
3. ③ 전자적인 기록을 다음 각 호와 같이 제공하여 서면으로 발급할 수 있다.
   1. 1. 전자메일 등 전기통신회선을 통해 송신하고 파트너사가 사용하는 전자기록장치에 구비된 파일에 기록하는 방법
   2. 2. 웹 등 전기통신회선을 통해 파트너사의 열람에 제공하고 당해 파트너사가 사용하는 전자기록장치에 구비된 파일에 기록하는 방법
   3. 3. 플로피 디스크, CD-ROM 등 전자적 기록을 파트너사에게 교부하는 방법 등

6. 하도급 계약서 서면발급 예외

다음 각 호와 같이 하도급거래의 실제에 부합하는 합리적인 방식으로 서면이 발급된 경우에는 제15조, 제16조와 달리 서면발급의무를 이행할 수 있다.

1. 1. 위탁시점에 확정하기 곤란한 사항이 있는 경우.단, 회사가 위탁시점 확정이 곤란한 사항에 대하여는 정당한 사유가 있는 경우에 한해 해당 사항을 적지 아니한 서면을 발급 가능하다.이 경우에도 해당 사항이 정해지지 아니한 이유와 그 사항을 정하게 되는 예정기일을 명시하고,해당 사항이 확정되는 때에는 지체 없이 그 사항을 기재한 서면을 발급한다.
2. 2. 하도급거래가 현실상 빈번한 거래가 있는 경우로서 업종 특성이나 현실에 비추어 계약 성립과 유지에 큰 문제가 없는 경우
3. 3. 기본계약서를 교부하고, fax 등 모사전송,기타 전기 • 전자적인 형태 등에 의해 발주한 것으로 발주 내용이 객관적으로 명백한 경우
4. 4. 계약서에 법정 기재사항 일부가 누락되어 있으나,건별발주시 제공한 물량표 등으로 누락 사항 파악이 가능한 경우
5. 5. 기본계약서를 송부하고,수출용 물품을 제조하면서 파트너사가 제출한 물품매도확약서(offer sheets)를 개별 계약서로 갈음할 수 있는 경우

7. 하도급 계약의 추정

1. ① 회사가 제조위탁을 하면서 「하도급법」 제3조 제2항의 사항을 적은 하도급 계약 서면을 발급하지 않는 경우(제3항에 따라 일부 사항을 적지 아니한 서면을 발급한 경우도 포함한다)파트너사는 위탁받은 작업 내용,하도급대금,위탁받은 일시,회사와 파트너사의 사업자명과 주소,기타 회사가 위탁한 내용 등을 기재한 서면을 통지하여 확인을 요청할 수 있다.이 경우,파트너사는 “[별지 1] 위탁내용 확인 요청서”를 표준 양식으로 사용한다.
2. ② 회사는 파트너사로부터 전항의 위탁내용 확인 요청서면을 통지받은 후 15일 이내에 그 내용에 대한 인정 또는 부인의 의사를 파트너사에게 서면으로 회신한다.이 경우,회사는 “[별지 2] 위탁내용 확인 요청에 대한 회신”을 표준 양식으로 사용한다.
3. ③ 회사가 파트너사로부터 확인 요청을 받은 날로부터 15일 이내에 회신을 발송하지 아니한 경우에는천재나 그 밖의 사변으로 회신이 불가능한 경우를 제외하고는 파트너사가 통지한 내용대로 위탁이 있었던 것으로 추정한다.
4. ④ 제1항 및 제2항에 따른 서면 통지와 회신은 회사와 파트너사의 사업장 주소지로 하되,내용증명 우편이나 그 밖에 객관적으로 확인할 수 있는 방법으로 한다.단,전자우편은 제외한다.

8. 공동도급계약의 서면 발급

공동도급사 전원이 연명으로 하도급계약을 체결하고 서면을 발급하거나 각자의 분담 부분에 대하여 개별적으로 하도급계약을 체결 또는 대표사가 공동수급체를 대표하여 하도급계약을 체결하고 서면을 발급할 수 있다

9. 하도급대금 감액서면의 발급

1. ① 회사가 파트너사에게 제조위탁을 할 때 정한 하도급대금을 그대로 지급하지 아니하고 그 금액에서 감하여 지급하고자 할 때에는 감액 서면을 파트너사에게 발급한다.
2. ② 하도급 계약 체결시 거래가 빈번하여 대금결제 • 운송 • 검수 • 반품 등의 거래조건,규격 • 재질,제조공정 등과 관련된 일반적인 내용을 기본계약서에 담고,단가 • 수량 등 하도급대금과 관련한 내용은 특약서 또는 발주서 등으로 위임하여 별도의 특약 또는 발주내용에 의거 대금이 결정되는 경우에는 당해 특약 또는 발주내용이 파트너사에게 통지되는 시점을 위탁을 할 때로 본다.

10. 하도급대금 감액서면 기재사항

회사가 하도급대금을 감액하고자 할 때 교부해야 하는 서면에는 감액 사유와 기준,감액 대상이 되는 목적물 등의 물량,감액 금액,공제 등 감액 방법, 기타 감액의 정당성 입증 사항 등을 기재한다.

11. 하도급대금 감액서면 발급 시점

회사가 감액하고자 할 때에는 감액을 하기 전에 미리 파트너사에게 감액 서면을 발급한다.

12. 하도급대금 감액서면 발급 방법

1. ① 회사가 파트너사에게 하도급대금 감액을 서면으로 요구하는 경우에는 회사 또는 회사 대표자가 서명(「전자서명법」 제2조 제3호에 따른 공인전자서명을 포함한다)또는 기명날인한 서면을 교부한다.이 경우,회사는 “[별지 3] 하도급대금 감액서면”을 표준 양식으로 사용한다.
2. ② 다음 각 호와 같이 전자적인 기록의 제공으로 서면 발급할 수 있다.
   1. 1. 전기통신회선을 통해 송신하고 파트너사가 사용하는 전자메일 등의 전자기록장치에 구비된 파일에 기록하는 방법으로 발급
   2. 2. 전기통신회선을 통해 파트너사의 열람에 제공하고 당해 파트너사가 사용하는 웹 등의 전자기록장치에 구비된 파일에 기록하는 방법으로 발급
   3. 3. 플로피 디스크, CD-ROM 등 전자적 파트너사에게 교부하여 발급 등

13. 하도급대금 감액서면 예외

회사에서 감액서면을 발급하는 시점 확정이 곤란한 사항에 대하여 정당한 사유가 있는 경우에 한해 해당 사항을 적지 아니한 서면을 발급할 수 있다. 단,이 경우에도 해당 사항이 정해지지 아니한 이유와 그 사항을 정하게 되는 예정기일을 명시하고,해당 사항이 확정되는 때에는 지체없이 그 사항을 기재한 서면을 발급한다.

14. 기술자료 제공요구 서면 발급

회사는 다음 각 호와 같이 정당한 사유가 존재하여 파트너사에게 기술자료 제공을 요구하는 경우에는 [별지1]기술자료제공요구 서면을 파트너사에게 발급한다.

1. 1. 수의계약,경쟁입찰(일반경쟁,제한경쟁,지명경쟁 등)등을 통해 하도급 계약을 체결하는 과정에서 파트너사의 기술력 평가,주문품의 기준가격 마련,제안서 검토,공동기술개발,발주처의 제안요청서 요구조건 충족 등을 위해 파트너사의 기술자료를 요구할 수 있다.
2. 2. 회사가 하도급거래 도중에 파트너사에 대한 기술지도,품질관리,성능테스트,공동특허출원,특허출원지원,공동기술개발,납품단가 조정을 위한 원가자료 요청 등의 명목으로 파트너사의 기술자료를 요구할 수 있다.
3. 3. 기술자료 임치계약을 체결한 기술에 대하여 임치계약 상의 교부조건이 발생하여 파트너사의 기술자료 제공을 요구할 수 있다.
4. 4. 기타 회사의 기술자료 제공 요구가 정당함을 입증하는 경우에 요구할 수 있다.

15. 기술자료 제공요구 서면 기재사항

1. ① 기술자료 제공요구 서면에는 당해 기술자료의 명칭 및 범위,요구 목적,비밀유지에 관한 사항,권리귀속관계,기술자료의 대가,요구일,인도일,인도방법,기타 회사의 기술자료 제공 요구가 정당함을 입증할 수 있는 사항 등을 포함한다.
2. ② 이 때 비밀유지에 관한 사항은 기술자료 중 어느 부분을 비밀로 유지할 것인지,사용가능기간,사용목적범위,자료의 반환 또는 폐기,권리의 범위,정보취급자 등에 대해 적시하고 상호간 체결한 [별지2] 표준비밀유지계약서 등을 첨부한다.
3. ③ 권리귀속관계는 회사가 요구하는 기술자료의 현재 권리귀속자,상호간 기술이전계약을 체결하였는지 여부,요구하는 기술이 공동개발한 기술인지 여부,기술자료가 제공된 후 권리귀속관계에 대한 상호 합의 사항 등을 고려한다.

16. 기술자료 제공요구 서면발급 시점

회사가 기술자료 제공을 요구하는 경우 원칙적으로 당해 기술자료의 명칭 및 범위,요구 목적,요구일,인도일,인도방법,비밀유지에 관한 사항,권리귀속관계,기술자료의 대가 등을 파트너사와 밀 협의하여 정한 후 파트너사에게 서면으로 발급한다.

17. 기술자료 제공요구 서면발급 방법

1. ① 회사는 회사 또는 대표자가 서명(「전자서명법」 제2조 제3호에 따른 공인전자서명을 포함한다)또는 기명날인한 기술자료 제공요구 서면을 파트너사에게 발급한다.이 경우,회사는 “[별지 4] 기술자료 요구서면”을 표준 양식으로 사용한다.
2. ② 회사가 [별지 4] 표준 양식 이외에 특약서 등 별도의 계약 서면에 의해 기술자료 제공을 요구할 수 있다.단,별도 계약 서면에는 제26조를 포함한다.
3. ③ 다음 각 호의 전자적인 기록의 제공으로 서면 발급할 수 있다.
   1. 1. 전기통신회선을 통해 송신하고 파트너사가 사용하는 전자메일 등 전자기록장치에 구비된 파일에 기록하는 방법으로 발급할 수 있다.
   2. 2. 전기통신회선을 통해 파트너사의 열람에 제공하고 당해 파트너사가 사용하는 웹 등 전자기록장치에 구비된파일에 기록하는 방법으로 발급할 수 있다.
   3. 3. 플로피 디스크, CD-ROM 등 전자적 기록을 파트너사에게 교부하는 방법 등으로 발급할 수 있다.

18. 기술자료 제공요구 서면발급 예외

1. ① 기술자료 제공요구 서면의 기재 사항 중 회사와 파트너사가 미리 확정하기 곤란한 사항에 대하여는 정당한 사유가 있는 경우에 한해 해당 사항을 적지 아니한 서면을 발급할 수 있다.단,이 경우에는 해당 사항이 정해지지 아니한 이유와 그 사항을 정하게 되는 예정기일을 명시하며,해당 사항이 확정되는 때에는 그 사항을 기재한 서면을 발급한다.
2. ② 업종 특성이나 거래 현실에 비추어 빈번한 기술자료 요구가 불가피한 경우에는 당사자의 서명 또는 기명날인된 서면에 기술자료 명칭 및 범위,요구 목적,비밀유지 사항,권리귀속관계 대가 등 기본적인 사항을 기재한 후 개별 요구서를 이용하여 기술자료 요구일,인도일,인도방법 등 추가 사항을 정할 수 있다.

19. 목적물 등의 수령증명서 발급

1. ① 파트너사의 책임으로 돌릴 사유가 있는 경우를 제외하고는 파트너사가 목적물 등을 납품,인도 또는 제공하는 때에는 파트너사에게 당해 목적물 등에 대한 수령증명서를 발급한다.
2. ② 당해 목적물 등에 대한 검사 전이라도 즉시(내국신용장을 개설한 경우에는 검사완료 즉시)파트너사에게 수령증명서를 발급한다.

20. 목적물 등의 검사결과서 발급

1. ① 파트너사로부터 목적물 등을 수령한 후 목적물 등의 완성 및 대금지급 의무의 범위를 확정하기 위하여 필요한 검사를 진행한 후 그 결과를 파트너사에게 서면으로 통지한다.
2. ② 원칙적으로 파트너사로부터 목적물 등을 수령한 날부터 10일 이내에 검사결과 서면을 발급한다.여기서 목적물 등을 수령한 날은 제조위탁의 경우에는 기성부분의 통지를 받은 날을 포함한다.
3. ③ 다음 각 호와 같이 정당한 사유가 있는 경우에는 10일을 초과하여 검사결과를 통지할 수 있다.
   1. 1. 검사 대상물품이 과다하여 10일 이내에 검사가 곤란한 경우
   2. 2. 검사에 소요되는 기간이 길어 상당한 기간이 경과한 후에야 비로소 합격 여부에 관한 판정이 가능한 경우
   3. 3. 파트너사와의 검사기간 연장에 대해 명백한 합의가 이루어진 경우 등
4. ④ 전항과 같이 정당한 사유없이 목적물 등을 수령한 날로부터 10일 이내에 검사결과를 파트너사에게 서면으로 발급하지 않은 경우는 검사에 합격한 것으로 간주한다.

21. 설계변경 등에 따른 계약금액 변경 내역서 발급

1. ① 제조위탁을 한 후에 설계변경 또는 물가변동 등 경제상황의 변동 등을 이유로 계약 금액이 증액 또는 감액되는 경우에는 발주자로부터 증액 또는 감액받은 사유와 내용을 해당 파트너사에게 통지한다.단,발주자가 그 사유와 내용을 파트너사에게 직접 통지한 경우에는 그러하지 아니하다.
2. ② 전항의 통지 서면을 발주자로부터 계약금액을 증액 또는 감액받은 날로부터 15일 이내에 파트너사에게 발급한다.

22. 기타 서면의 발급방법

1. ① 회사는 회사 또는 대표자가 서명(「전자서명법」 제2조 제3호에 따른 공인전자서명을 포함한다)또는 기명날인한 서면을 파트너사에게 발급한다.
2. ② 다음 각 호와 같이 전자적인 기록의 제공으로 서면을 발급할 수 있다.
   1. 1. 전기통신회선을 통해 송신하고 파트너사가 사용하는 전자메일 등 전자기록장치에 구비된 파일에 기록하는 방법으로 발급할 수 있다.
   2. 2. 전기통신회선을 통해 파트너사의 열람에 제공하고 당해 파트너사가 사용하는 웹 등 전자기록장치에 구비된 파일에 기록하는 방법으로 발급할 수 있다.
   3. 3. 플로피 디스크, CD-ROM 등 전자적 기록을 파트너사에게 교부하는 방법 등으로 발급할 수 있다.

Ⅲ. 서면의 보존에 관한 사항

1. 서면 보존

1. ① 본지침은 제13조에 명시된 의무발급서면과 기타 「하도급법 시행령」 제6조(서류의 보존)제1항 각 호에 해당되는 ‘주요 하도급거래내용 등 기재서류’를 서면으로 보존한다. ‘주요 하도급 거래내용 등 기재서류’는 다음 각 호와 같다.
   1. 1. 목적물 등의 검사결과,검사 종료일 등이 기재된 서류
   2. 2. 하도급대금의 지급일 • 지급금액 및 지급수단(어음결제시 어음의 교부일 • 금액 및 만기일 포함)이 기재된 서류
   3. 3. 선급금 및 지연이자,어음할인료 및 지연이자,관세 등 환급액 및 지연이자를 지급한 경우 그 지급일과 지급금액이 기재된 서류
   4. 4. 회사가 파트너사에게 목적물 등 제조위탁 행위에 필요한 원재료 등을 제공하고 그 대가를 하도급대금에서 공제한 경우에는 그 원재료 등의 내용과 공제일 • 공제금액 및 사유를 기재한 서류
   5. 5. 설계변경 등에 따라 하도급대금을 조정한 경우 그 조정한 금액 및 사유를 기재한 서류
   6. 6. 원재료 등의 가격변동 등에 따라 파트너사가 하도급대금 조정을 신청한 경우 신청내용 및 협의 내용,그 조정금액 및 조정사유를 기재한 서류
   7. 7. 입찰명세서,낙찰자결정품의서,견적서,현장설명서,설계설명서 등 하도급대금 결정과 관련된 서류
2. ② 보존해야 하는 서면은 당해 서면이 발급 • 품의 • 기타 용도에 따라 사용된 원본 상태로 보존한다.컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 의해 전자적인 형태로 작성 • 송수신 또는 저장된 것도 동일한 것으로 간주한다.
3. ③ 당사자 간 하도급거래가 종료된 날로부터 3년간 제1항에 명시한 서류를 보존한다.이 때,하도급거래가 종료된 날이라 함은 다음 각 호에 해당한다.
   1. 1. 제조위탁은 파트너사가 위탁받은 목적물을 납품 또는 인도한 날로 본다.
   2. 2. 하도급계약이 중도 해지되거나 거래가 중지된 경우는 해지 또는 중지된 날로 본다.

Ⅳ. 공통사항

1. 미준수 조치

회사는 임직원이 고의 또는 중대한 과실로 실천사항을 준수하지 않는 경우에는 그에 상응하는 인사상 불이익 등 제재조치를 취한다.

2. 도입 •운용여부 판단기준

본 세부업무지침의 도입 • 운용은 직전 1년 동안 계속하여 다음 각 호를 충족하는 경우에 도입 • 운용한 것으로 판단한다.

1. 1. 본 내용이 세부업무지침으로 운용되는 경우
2. 2. 본 내용이 홈페이지,동반성장사이트, SRM시스템 중 한 곳 이상에 공개하는 경우
3. 3. 본 내용이 설치 또는 운용되는 경우
4. 4. 본 내용을 운용됨에 따라 실적자료가 서면으로 있는 경우